Het organiseren van een opleiding binnen jouw organisatie: 7 stappen

Geplaatst door

Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van scholing en ontwikkeling van medewerkers in jouw organisatie. Je wilt de medewerkers van je organisatie duurzaam ontwikkelen. Je vindt het vreselijk als iemand een dag training volgt en de volgende dag gewoon verder werkt zoals de dag vóór de training. Hoe zorg je er dan voor dat de opleidingstrajecten die je laat organiseren voor medewerkers praktijkgericht en effectief zijn? Oftewel: hoe zorg je ervoor dat de leer- en ontwikkelinterventies aansluiten op de strategische doelen van de organisatie of afdeling?

Hieronder beschrijven we een aantal simpele, maar belangrijke stappen die ervoor zorgen dat een training, cursus of welke leerinterventie dan ook, niet los komt te staan van de doelen die je als organisatie, afdeling of team wilt behalen.

1. Geef uitleg over je organisatie

Zorg ervoor dat het bureau dat de opleidingen voor je ontwikkelt en organiseert de missie, visie en kernwaarden van jouw organisatie kent. Op die manier kan de opleider ervoor zorgen dat het traject aansluit bij de missie, visie en cultuur van je organisatie. Zorg er ook voor dat de strategische doelstellingen van de organisatie of afdeling bekend zijn bij het bureau dat de opleidingsinterventies ontwikkelt.

2. Gedegen behoefteonderzoek

Een gedegen onderzoek naar de ontwikkelbehoefte van medewerkers, teams, of de organisatie als geheel is belangrijk. Wat wil de organisatie bereiken? Wat betekent dit voor een afdeling? Wat betekent dit op functieniveau voor de medewerkers? Wie is de doelgroep precies? En waar hebben zij zelf behoefte aan? Als je niet weet hoe je dit aan moet pakken, vraag dan de opleider om je hierin te ondersteunen.

3. Go / no go – moment

Vraag de opleider om op basis van je ontwikkelvraag een eerste ontwerp te maken of een presentatie te komen geven alvorens het traject definitief ontwikkeld wordt. Stel kritische vragen: Hoe draagt dit traject bij aan onze doelstellingen? Passen de interventies bij de doelgroep? Hoe gaat dit traject ervoor zorgen dat medewerkers beter gaan presteren en daarmee beter in staat zijn de organisatiedoelstellingen te realiseren?

Door een dergelijk controlemoment in te bouwen, weet je zeker dat het opleidingstraject op een manier wordt uitgewerkt die past bij de kernwaarden en doelstellingen van je organisatie.

4. Ontwikkeling van de opleidingsinterventie(s)

Stel ook een programma van eisen vast met betrekking tot de ontwikkeling van het traject: waar moet het traject minimaal aan voldoen? En wie doet wat? Welke taken en verantwoordelijkheden hebben de verschillende betrokkenen binnen (en buiten) je organisatie om ervoor te zorgen dat de doelstellingen behaald worden? Zowel tijdens het ontwikkelproces als tijdens de uitvoeringsfase. Zo kom je niet onverwachts voor verrassingen te staan.

5. Organisatie en administratie

Organiseer en administreer je zelf alle opleidingsactiviteiten, of leg je dit in handen van de opleidingspartner? Het scheelt een hoop tijd als de opleidingsinstantie voor je uitzoekt welke subsidiemogelijkheden er zijn, of de medewerkers voldoen aan bepaalde certificeringen en als zij ervoor zorgen dat de locatie aan de gestelde eisen voldoet.

6. Uitvoering

Probeer ook tijdens de daadwerkelijke uitvoering van de leerinterventies betrokken of in ieder geval aanwezig te zijn. Zorg er bijvoorbeeld voor dat een collega, leidinggevende of directielid een bijeenkomst opent, een onderdeel verzorgt of tijdens de opening zijn of haar gezicht laat zien. Op die manier toon je betrokkenheid bij de ontwikkeling van de medewerkers en laat je zien dat je dit als organisatie serieus neemt.

7. Evaluatie na de training

Naast de evaluatie op basis van de evaluatieformulieren die uitgereikt worden aan het einde van een bijeenkomst, is het belangrijk om te weten of de medewerkers toepassen wat zij in het opleidingstraject geleerd hebben. Probeer daarom te observeren of dit ook het geval is. Op die manier kun je tijdens een evaluatiegesprek met de opleider aangeven wat je observaties in de praktijk zijn, of de doelstellingen wel of niet behaald zijn en of er wellicht vervolginterventies wenselijk zijn.

Zoals eerder aangegeven, lijken deze tips een ‘open deur’. In de praktijk komt het echter regelmatig voor dat enkele stappen worden overgeslagen en dat kan ervoor zorgen dat de goed bedoelde interventies niet leiden tot het gewenste resultaat. Dus… organiseer je binnenkort een opleidingstraject voor je medewerkers? Pak dit lijstje er dan nog eens bij.